Mehrere Umfragen bestätigen: Die Zahlungsmoral der Konsumenten ist so schlecht wie niemals zuvor. Grund für diese Entwicklung dürfte die steigende Arbeitslosigkeit oder die Zunahme der Kurzarbeit sein.
Der Experte für kundenorientiertes Forderungsmanagement, Milan Milic, erklärt in diesem Artikel, welche Massnahmen von Unternehmensseite aus gesetzt werden können, um erst gar nicht in die Situation zu gelangen, dem eigenen Geld hinterherlaufen zu müssen.
Kauf auf Rechnung selbstverständlich?
Die Kunden sind es gewöhnt, dass Waren und Dienstleistungen auf Rechnung geliefert werden. Doch ist das so selbstverständlich? Im Endeffekt ist jede Lieferung auf Rechnung ein Vertrauensvorschuss von Seiten der Unternehmen.
In wirtschaftlich prosperierenden Zeiten scheint das Liefern auf Rechnung selten ein Problem zu sein. Hier wird auch mehr Risiko eingegangen, weil der Fokus auf Profitabilität zu liegen scheint. In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten wird Geld am Markt eher knapp. Dieser Prozess kann sehr schnell vor sich gehen. Unternehmen können innerhalb weniger Wochen in die Pleite schlittern und ein Heer an arbeitslosen Menschen hinterlassen. Natürlich wirkt sich dies negativ auf die Zahlungsfähigkeit der Konsumenten aus. Aus diesem Grund ist höchste Vorsicht geboten, mit wem man als Unternehmen Geschäfte eingeht und wie viel Vorleistung erbracht wird.
Vorauskasse als Massnahme im kundenorientierten Forderungsmanagement
Der einfachste und zugleich effizienteste Weg wäre es, Waren oder Dienstleistungen nur mehr gegen Vorkasse zu liefern. Dies wäre für die meisten Unternehmen ein totaler Strategiewechsel und würde der bisherigen Haltung völlig widersprechen. Es herrscht die Angst vor, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren, sollten sie die Zahlungsvariante “Vorkasse” nicht eingehen wollen. Gleichzeitig erhöhen Unternehmen durch diese Zurückhaltung jedoch ihr eigenes Risiko, dass die Rechnungen eben nicht zeitnah beglichen werden.
Eine wahre Zwickmühle für viele Unternehmen am Markt. Doch es gibt Möglichkeiten, wie selbst diese Vorauskasse relativ elegant als neue Vorgehensweise etabliert werden kann. Dies ist vor allem bei Bestandskunden eine delikate Angelegenheit, für die es jedoch Lösungsansätze gibt.
Die Macht der dritten Person/Instanz
Eine dieser eleganten Methoden ist es, die Verantwortung an eine andere Instanz zu übertragen. Diese Vorgehensweise ist vor allem für den Vertrieb oder die Buchhaltung interessant, denn diese muss ja schliesslich die neuen Leitlinien an die Kunden weitergeben. Man nimmt sich mit dieser Methode selbst aus dem Schussfeld und geht keine Diskussion mit den Kunden ein.
Eine Instanz kann der Chef sein, der den Bezahlprozess dementsprechend verändern wollte. Die Instanz muss aber nicht einmal eine reale Person sein, sondern könnte ebenso eine andere Abteilung oder sogar ein externes Beratergremium sein.
Vielleicht haben auch B2B-Geschäftspartner Ihrem Unternehmen neue Zahlungsmodalitäten auferlegt. Dann kann das den Kunden auch diplomatisch kommuniziert werden. Sie sitzen mit Ihnen ja sozusagen im gleichen Boot, was Gemeinsamkeit und Verständnis schafft.
Auf diese Art und Weise gelingt es, den Groll bei bestehenden Kunden möglichst gering zu halten. Bei Neukunden verlangt man gleich zu Beginn Vorauskasse.
Kundenorientiertes Forderungsmanagement – was von Inkassounternehmen gelernt werden kann
Wem die Vorauskasse immer noch zu radikal erscheint und wer die eigenen Leistungen weiterhin auf Rechnung anbieten möchte, muss in jedem Fall ein professionelles Forderungsmanagement in die eigenen Unternehmensstrukturen integrieren. Dieses sorgt dafür, dass die Liquidität erhalten bleibt und eine gute Übersicht über die offenen Rechnungen erzielt wird. Mit einem passenden System können Unternehmen schneller und mit weniger Ressourcenaufwand dafür sorgen, dass offene Rechnungen von den Kunden beglichen werden. Dazu muss, bei Zahlungsverzug, relativ schnell persönlicher Kontakt mit den Kunden aufgenommen werden. Die meisten offenen Punkte können über diesen direkten Weg schnell geklärt werden. Sollte dies nicht funktionieren, muss der postalische Weg eingeschlagen werden.
Zahlungsverzögerung nicht akzeptieren
Es kann immer wieder einmal passieren, dass Zahlungsfristen übersehen werden. Dennoch müssen die Kunden auf diesen Umstand aufmerksam gemacht werden. Wenn dies nicht in schriftlicher Form erfolgt, kann dies vom Kunden im Nachhinein noch immer abgestritten werden. Wenn die schriftliche Zahlungserinnerung nicht fruchtet, sollte möglichst schnell dazu übergegangen werden, ein Mahnverfahren in Gang zu setzen. Theoretisch müsste dies nicht getan werden, doch die Praxis legt dieses Vorgehen nahe. Unternehmen, die sich sofort an ein Inkassobüro wenden, stehen nicht besonders hoch in der Gunst ihrer Kunden. Nach 2-3 Mahnbriefen kann der Fall guten Gewissens an ein Inkassobüro abgegeben werden, welches fortan versucht, die Rechnungen vom Kunden einzufordern.
Fazit von Milan Milic
Wenn Unternehmen nicht die Strategie der Vorkasse anwenden möchten, setzen sie sich der Gefahr aus, dass die Kunden ihre Rechnungen nicht oder nur mit grosser Zeitverzögerung bezahlen. Zahlungsverzögerungen kosten Zeit- und Personalressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten.
Professionelle Inkassobüros können als wertvoller Ansprechpartner dienen, ein kundenorientiertes Forderungsmanagement im eigenen Unternehmen zu installieren, sodass engmaschige Strukturen und automatische Prozesse entstehen, die keine offenen Rechnungen unter den Tisch fallen lassen.
Autor Milan Milic