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Integrieren Sie Ihren Webshop für ein besseren Überblick

Integrieren Sie Ihren Webshop für ein besseren Überblick
Oktober 22
00:23 2020

Immer mehr Konsumenten bevorzugen den Online-Einkauf. Dies liegt zum einen an der großen Verfügbarkeit, zum anderen an der einfachen Abwicklung. Menschen können immer und überall ihre Lieblingsprodukte shoppen. Dass dieser Bereich boomt, haben viele Unternehmen ebenfalls erkannt. Da ist es nicht verwunderlich, wenn immer mehr Online-Shops entstehen. Bei einem gut laufenden E-Commerce kommen allerdings schnell Herausforderungen auf die Firmen zu. Um einen reibungslosen Ablauf zu erhalten, sollte der Betrieb einen guten Überblick über alle Vorgänge haben. Dies gelingt am einfachsten und effizientesten durch eine Integration in die bestehende IT-Welt. Was das genau bedeutet, erklären wir im folgenden Beitrag.

E-Commerce Ablauf ohne Integration

Gerade bei jungen Webshops ist die Arbeit neu und ungewohnt. Vor allem, wenn das Personal die Abläufe manuell bearbeitet. Bei einer eingegangenen Bestellung sieht die Vorgehensweise dann wie folgt aus:

Häufig arbeiten die Mitarbeiter mit separaten Excel-Tabellen, die jeweils die Kundendaten sowie die Produktinformationen beinhalten. Zusätzlich erstellen die Bearbeiter Auftragsbestätigungen, die sie im letzten Schritt manuell versenden. Danach geben sie der Logistik Bescheid, welche die Warenwirtschaft aktualisiert und den Versand vorbereitet.

Was erschwert den Überblick?

Bei solchen Vorgängen sind mehrere Abteilungen sowie Kollegen involviert. Dies schafft häufig Übertragungsfehler und ist sehr zeitaufwendig. Je mehr Bestellungen eingehen, umso schwieriger wird es für alle, einen Überblick zu bewahren. Dabei freut sich der Geschäftsführer eigentlich, wenn der Umsatz steigt bzw. der E-Commerce erfolgreich läuft.
Doch bei solchen Abwicklungen kann es zum Beispiel vorkommen, dass der Online-Shop die Verfügbarkeit eines Produkts anzeigt, in Wahrheit ist das Lager jedoch leer. Da die Bearbeitung allerdings eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, geschieht der Abgleich verzögert und der Nutzer des Online-Shops sieht falsche Informationen. Im schlimmsten Fall hat der Kunde bereits den Kauf getätigt für ein Produkt, welches gar nicht vorhanden ist. Um solche Probleme zu verhindern, sollten Firmen ihren Web-Shop mit der Warenwirtschaft und weiteren Systemen verbinden.

Einfach arbeiten dank Komplettlösungen

In den meisten Unternehmen existieren bereits verschiedene Programme, mit denen die einzelnen Abteilungen arbeiten. So gibt es beispielsweise das CRM-System, welches die Kundenbearbeitung erleichtert, sowie eine Buchhaltungssoftware. Allerdings vereinfachen Komplettlösungen die verschiedenen Arbeitsvorgänge enorm. Dafür eignet sich am besten ein ERP-Programm. Dieses ist für die gesamte Planung sowie Organisation der betrieblichen Ressourcen zuständig und kann je nach Anforderungen an die Firma angepasst werden.

Diese Anpassungsfähigkeit ist auch der Grund, warum nicht nur große, sondern vor allem mittelständische Unternehmen immer häufiger ein Enterprise-Resource-Planning-Programm einsetzen. Neben der klassischen Warenwirtschaft gibt es eine Vielzahl an Feldern, die ein solches Programm abdecken kann:

  • Personalwesen
  • Forschung
  • Vertrieb
  • Rechnungswesen
  • Einkauf
  • E-Commerce

Einheitliche Datenbank und automatisierte Prozesse

Eine solche Komplettlösung sammelt alle Informationen der Firma in einer gemeinsamen Datenbank. Damit die gesamte Belegschaft die Daten in Echtzeit einsieht, genügt eine einzige Eingabe. Das führt dazu, dass keine Verzögerungen mehr bei der Datenübertragung möglich sind.
Da viele Prozesse automatisch ablaufen, reduziert sich der Zeitaufwand enorm. Zusätzlich folgen Computer bestimmten Logarithmen, weshalb sich Fehler verringern und Dubletten beinahe unmöglich sind.

Vorgänge im Online-Shop mit Inteabgration

Stellen Sie sich nun das Beispiel vom Anfang vor: Ein Kunde tätigt eine Bestellung im Webshop, womit er nun eine Abfolge von automatischen Abläufen anstößt:
Das System registriert den Kauf und generiert eine Auftragsbestätigung an die Kunden-E-Mail-Adresse. Die Rechnungen laufen direkt in die richtige Abteilung, zeitgleich erfährt auch die Logistik, welche Produkte sie für den Versand vorbereiten muss.
Diese Informationen laufen zeitgleich sowie unmittelbar nach der Bestellung ab.

Schnelle und einfache Übersicht

Durch die Integration in die Software arbeitet der Online-Shop nicht mehr autark. Damit entsteht sowohl beim Geschäftsführer als auch bei den einzelnen Mitarbeitern Klarheit sowie Transparenz.

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