Jeder Unternehmer und beruflich Selbstständiger kennt das Problem: Zwischen meist zuverlässigen Kunden befindet sich immer auch der ein oder andere, der seine Rechnungen nicht rechtzeitig begleicht.
Im Optimalfall hat der Kunde es einfach vergessen, entschuldigt sich nach einer kurzen Erinnerungsmail und bezahlt dann unverzüglich. Im schlimmsten Fall jedoch stellt der Kunde sich tot, man bleibt auf den ausstehenden Beträgen sitzen und muss womöglich sogar rechtliche Schritte einleiten. Besonders für kleine Unternehmen oder Selbstständige, die gerade erst am Anfang stehen und auf Liquidität angewiesen sind, kann das sehr schmerzhaft sein.
Die Auslagerung des Forderungsmanagements (andere Bezeichnungen: Kreditmanagement oder Konditionenmanagement) an externe Dienstleister wird immer beliebter. In diesem Artikel wird aufgezeigt, in welchen Fällen sich eine solche Auslagerung lohnt.
Schuldenverhalten in der Schweiz
Der grösste europäische Anbieter für Wirtschaftsinformationen, Bisnode D&B, ermittelt jedes Jahr das Kredit- und Zahlungsverhalten europäischer Unternehmen. Beim sogenannten DunTrade Programm stellen viele internationale Unternehmen Bisnode D&B ihre Debitorendaten zur Verfügung. In der Schweiz sind das rund 1,3 Millionen Rechnungen monatlich. Bisnode D&B ermittelt daraus einen Zahlungsindex, der vor allfälligen Liquiditätsproblemen eines Unternehmens warnt.
Die Ergebnisse 2017: Rund 23,3 Prozent der Unternehmen in der Schweiz bezahlten ihre Rechnungen zu spät. Der durchschnittliche Verzug lag 2017 bei 14,4 Tagen. Zu den «schnellsten» Zahlern gehören Personalvermittlungen, Finanz-und Versicherungsunternehmen sowie Immobilienmakler, bei denen nur rund 10 Prozent aller Unternehmen ihre Rechnungen zu spät bezahlten. Besonders lange müssen Kunden von Textilfirmen, Gastronomiebetrieben oder Autofirmen auf ihr Geld warten, ca. 30 Prozent aller Unternehmen bezahlten 2017 ihre Rechnungen zu spät.
Die Zahlen zeigen also: In der Schweiz ist die verzögerte Begleichung von Rechnungen kein Einzelfall, sie ist in gewissen Branchen sogar üblich. Selbstständige und Unternehmer können darauf reagieren, indem sie das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen outsourcen und somit Zeit, Kosten und Mühe sparen.
Was macht ein professionelles externes Forderungsmanagement?
Beim Forderungsmanagement gibt es verschiedene Agenturen mit verschiedenen Modellen: Beim sogenannten «Factoring» werden offene Forderungen des Unternehmens gekauft, das Geld unverzüglich überwiesen und das Inkassounternehmen kümmert sich um die Eintreibung der offenen Forderungen.
Andere Agenturen beginnen mit dem Ordnen, dem Registrieren und dem Organisieren offener Zahlungen. Anschliessend wird der Rechnungsempfänger an seine Zahlungspflicht nicht nur erinnert, sondern auch zur Bezahlung angehalten.
Das Inkassounternehmen kann auch schon vor Geschäftsabschluss die Bonität eines Geschäftspartners überprüfen und Schuldner sowie Jahresabschluss einsehen und bei der korrekten Vertragsgestaltung helfen. Das ist besonders bei grossvolumigen Aufträgen sinnvoll.
Welche Vorteile hat ein externes Forderungsmanagement?
Ein externes Forderungsmanagement hilft, Zahlungsausfälle von Anfang an zu vermeiden und den bereits entstandenen Forderungsausfällen effektiv zu begegnen. Personalkosten sowie die Kosten der Debitorenbuchhaltung werden eingespart.
Factoring hat den Vorteil, dass man sofortige Liquidität erhält und gegen Zahlungsausfälle geschützt ist.
Der wohl grösste Vorteil ist jedoch wohl die Befreiung von Stress und Ärger, der mit unzuverlässigen Kunden und verzögerten Rechnungen einhergeht. Als Unternehmer oder Selbstständiger kann man sich dadurch auf die Erbringung der unternehmensspezifischen Leistung konzentrieren und einen externen Dienstleister, der reichlich Know-how und Erfahrung mitbringt, sich um die Begleichung der Rechnungen kümmern lassen.